Event-Kommunikation – Citrix Solutions Conference 2007
Eventkommunikation aus einem Guss: Wie Publicare für die skandinavische Citrix Solutions Conference 2007 als Lead-Agentur eine integrierte Kommunikationskampagne konzipierte und in Zusammenarbeit mit lokalen Eventagenturen umsetzte.
Der Kunde:
Citrix Systems Nordics
Die Aufgabe:
Entwicklung und Abstimmung der Themen auf europäischer Ebene, Konzeption, Steuerung und Umsetzung einer einheitlichen Eventkommunikation für die Citrix Solutions Conference 2007 in Oslo, Stockholm und Kopenhagen; inklusive Registrierungsmanagement und Koordination mit lokalen Event-Agenturen.
Die Lösung:
Publicare konzipierte die Eventkommunikation als emotional und funktional integrierte Einheit. Im ersten Schritt wurden auf der Grundlage der Unternehmenspositionierung und der vertrieblichen Ziele die Themen und argumentativen Leitlinien, gemeinsam mit den Lead-Visuals und dem Artwork für die Eventkommunikation entwickelt und auf europäischer Ebene mit Citrix abgestimmt. Mit diesen Inhalten erstellte Publicare die Basiskampagne, die der gemeinsame Ausgangspunkt für alle in den verschiedenen Landessprachen lokalisierten Kampagnen war. Bestandteile waren E-Mail-Kampagnen, eine Microsite, Print-Einladungen, Banner für Partner und Online-Promotion. Die Einladungskommunikation wurde mehrstufig angelegt: Nicht reagierende Empfänger der Ersteinladung wurden mit variierten Kampagnen erneut angesprochen. Die Registrierung selbst wurde als geschlossener, automatisierter Prozess umgesetzt, d.h. sämtliche Schritte im Prozess wurden im vorhinein entwickelt und so implementiert, das sie ereignis- oder zeitplangesteuert ablaufen: Von der Anmeldebestätigung mit Stornierungsoption bis hin zur Abmeldebestätigung und Erinnerungsmail vor der Veranstaltung. Die Event-Agenturen konnten sich vor Ort auf die Organisation und Durchführung der Veranstaltungen konzentrieren, während Publicare für die lückenlose Kommunikation sorgte.
Die Technologie:
Der gesamte Prozess der elektronischen Eventkommunikation wurde aus emarsys xpress gesteuert. In die Microsite zur Veranstaltung wurden Formulare der E-Mail-Marketing-Plattform integriert. Die Anmeldungen liefen in einer einzigen Datenbank zusammen und wurden dort verwaltet.
Die Vorteile:
Die integrierte Vorgehensweise brachte Citrix Systems Vorteile hinsichtlich der Wirkung der Kampagnen und der Effizienz der Maßnahmen. Das einheitliche Artwork, Wording und die einheitliche Bildsprache entfalteten ein konsistentes Image. Durch die Nutzung einer soliden Basiskampagne konnten die Entwicklungskosten der einzelnen Ländermärkte erheblich reduziert werden. Durch das Tracking der Empfänger-Reaktionen konnten mehrstufige Kampagnen aufgesetzt werden, ohne bereits registrierten Empfängern redundante Informationen zu schicken. Durch die Transparenz der aktuellen Anmeldungszahlen konnte die Intensität der Kommunikationsaktivitäten einfach der Buchungssituation angepasst werden.
Durch das lückenlose Follow-up und die Stornierungs-Optionen in jeder Nachricht wurde die Rate der angemeldeten, aber nicht erscheinenden Teilnehmer stark reduziert, sodass bei der traditionell sehr gefragten Veranstaltung keine Teilnehmer-Kapazitäten verschenkt wurden.
Leistungen:
Beratung, Entwicklung der Texte, der Visuals und des Artworks; Konzeption, Kreation und Produktion aller Kampagnenelemente der verschiedenen Print- und E-Mail-Einladungskampagnen, -Erinnerungen und -Bestätigungen. Konzeption der Einladungswebsite, Steuerung der gesamten Eventeinladungskommunikation, Koordination lokaler Event-Agenturen. Regelmäßiges Reporting an den Kunden.
